Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Vereinskern (Kleingewerbe)
Inhaber: Norman Nerger
Goldammerweg 52
50829 Köln
Deutschland
Telefon: +49 177 20 30896
E-Mail: hello@vereinskern.de

Hinweis für Vereinsmitglieder: Soweit Ihr Verein VereinsKern zur Verwaltung seiner Mitglieder nutzt, ist für die Verarbeitung Ihrer Mitgliedsdaten in der Regel der jeweilige Verein datenschutzrechtlich Verantwortlicher. VereinsKern verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Vereins auf Grundlage eines gesondert geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Wenden Sie sich bei Fragen zu Ihren Mitgliedsdaten daher zunächst an Ihren Verein.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt einheitlich für die Website vereinskern.de, die Web-Anwendung app.vereinskern.de (für Vereins-Admins und Trainer) sowie die mobile Anwendung mitglieder.vereinskern.de (für Vereinsmitglieder).

3. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Benennungspflicht nicht vorliegen. Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an den oben genannten Verantwortlichen wenden oder über die Support-Seite unter www.vereinskern.de/support.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

4.1 Besuch der Website vereinskern.de

Beim Besuch unserer Website verarbeiten wir die Daten, die Sie uns über das Kontaktformular mitteilen (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Vereinsname), zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Informationen zu den auf der Website eingesetzten Cookies finden Sie in unserer separaten Cookie-Richtlinie.

4.2 Registrierung und Nutzerkonto

Bei der Registrierung und Nutzung von app.vereinskern.de und mitglieder.vereinskern.de verarbeiten wir Ihre Anmeldedaten (Name, E-Mail-Adresse, Passwort in verschlüsselter Form) sowie Profildaten und Nutzungsdaten, die zur Bereitstellung der Plattformfunktionen erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4.3 Vereins- und Mitgliederverwaltung

Vereine verwalten über die Plattform Daten ihrer Mitglieder, insbesondere Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Anschrift, Kontaktdaten), Mannschaftszugehörigkeiten, An- und Abwesenheiten sowie Angaben zu Erziehungsberechtigten bei Minderjährigen. Rechtsgrundlage ist das Mitgliedschaftsverhältnis (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie ggf. das berechtigte Interesse des Vereins an einer effizienten Vereinsorganisation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4.4 Beitragsverwaltung und Zahlungsabwicklung (SEPA)

Zur Abwicklung von Mitgliedsbeiträgen verarbeiten wir Rechnungs- und Zahlungsdaten, bei Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandats auch Bankverbindungsdaten (IBAN, BIC, Kontoinhaber, Mandatsreferenz). Rechtsgrundlage ist die Vertrags- bzw. Mitgliedschaftserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

4.5 Kommunikation und Benachrichtigungen

Die Plattform bietet Funktionen für Chats, Benachrichtigungen, Vereinsnews und E-Mail-Versand (z. B. Einladungen, Terminerinnerungen, SEPA-Vorabankündigungen). Sobald Push-Benachrichtigungen in der Mitglieder-App aktiv sind, nutzen wir hierfür den Dienst OneSignal (OneSignal, Inc., USA) zur Zustellung; verarbeitet werden dabei Geräte-Token sowie Benachrichtigungsinhalte. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. das berechtigte Interesse an einer funktionierenden Vereinskommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4.6 Termin- und Spielbetriebsverwaltung

Für Kalender, Trainings- und Spielplanung verarbeiten wir Termindaten, Zu-/Absagen und Anwesenheitsdaten. Zur Anzeige von Spielplänen und Tabellen können öffentlich verfügbare Daten von fussball.de abgerufen werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

4.7 KI-gestützte Funktionen

Einzelne Funktionen (z. B. KI-gestützte Trainingsplanung oder Platzbelegung) nutzen KI-Dienste. Dabei werden nur die für die jeweilige Funktion erforderlichen Daten übermittelt. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse an der Bereitstellung moderner Unterstützungsfunktionen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4.8 Server-Logs und technische Sicherheit

Beim Aufruf der Website oder der Apps werden technisch bedingt Zugriffsdaten verarbeitet (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp). Diese Daten dienen der Sicherstellung des Betriebs, der Fehleranalyse und der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Empfänger / Auftragsverarbeiter

5.1 Plattform Base44 / Wix.com Ltd.

Wir nutzen die Plattform Base44 (betrieben von Wix.com Ltd., 40 Namal Tel Aviv St., 6350671 Tel Aviv, Israel) als Auftragsverarbeiter für Hosting, Datenbanken und die Bereitstellung der Plattformfunktionen — für die Website ebenso wie für beide Anwendungen. Der Vertrag umfasst die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Base44 DPA: https://base44.com/dpa
Technische und organisatorische Maßnahmen (Exhibit B): https://base44.com/dpa/exhibitb
Subunternehmer-Liste (Exhibit C): https://base44.com/dpa/exhibitc

5.2 Eingesetzte Subunternehmer von Base44

5.3 Weitere Dienstleister

Resend, Inc. (USA): Versand von Transaktions-E-Mails (Einladungen, Benachrichtigungen, Vorabankündigungen).

ElevenLabs, Inc. (USA): Sprachausgabe (Text-to-Speech), z. B. für Turnier-Ansagen. Dabei werden ausschließlich die Ansagetexte übermittelt.

Darüber hinaus geben wir personenbezogene Daten nur weiter, wenn hierzu eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie eingewilligt haben.

6. Übermittlung in Drittländer

Die primäre Datenbank unserer Plattform (u. a. Nutzerkonten, Vereins- und Mitgliederdaten) wird gemäß der von uns gewählten Data-Residency-Einstellung unseres Hosting-Anbieters Base44 in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Andere Datenkategorien — insbesondere hochgeladene Mediendateien (z. B. Profilbilder) sowie Konto- und Abrechnungsdaten unseres Base44-Workspaces — werden weiterhin in den USA gespeichert. Auch die Verarbeitung durch einzelne Subunternehmer (siehe Abschnitt 5.2), insbesondere KI-Dienste (OpenAI, Anthropic), Analyse- (GCP) und Logging-Dienste (DataDog), erfolgt unabhängig von der Datenresidenz-Einstellung über deren jeweilige Infrastruktur, überwiegend in den USA.

Für Israel und das Vereinigte Königreich (Wix.com Ltd., Logfire) bestehen Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Übermittlungen in die USA sind durch EU-Standardvertragsklauseln (SCC, Art. 46 DSGVO) sowie ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen abgesichert; einzelne US-Anbieter sind zudem nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

7. Speicherdauer

Nutzerkonten und Mitgliedsdaten: für die Dauer der Plattformnutzung bzw. Vereinsmitgliedschaft; nach Beendigung werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Rechnungs- und Buchhaltungsdaten (inkl. SEPA-Mandate): gemäß handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen bis zu 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB). Widerrufene SEPA-Mandate werden mindestens 14 Monate nach der letzten Belastung aufbewahrt.

Anfragen über das Kontaktformular: werden nach abschließender Bearbeitung, spätestens nach 12 Monaten, gelöscht, sofern keine weiteren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Kommunikationsdaten: bis zur Löschung durch die Nutzer bzw. bis zur Kontolöschung.

Server-Logs: in der Regel maximal 30 Tage.

Nutzer können die Löschung ihres Kontos jederzeit direkt in der Plattform beantragen (Profil → Konto löschen).

8. Betroffenenrechte

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21), Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an den oben genannten Verantwortlichen. Eine Kopie Ihrer Daten können Sie zudem direkt in der Plattform exportieren (Profil → Meine Daten exportieren).

9. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

10. Cookies und lokale Speicherung

Auf der Website vereinskern.de setzen wir neben technisch notwendigen Cookies mit Ihrer Einwilligung auch Statistik- und Marketing-Cookies ein. Details, Zwecke, Laufzeiten und Ihre Widerrufsmöglichkeit finden Sie in unserer separaten Cookie-Richtlinie. In den Anwendungen app.vereinskern.de und mitglieder.vereinskern.de verwenden wir ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. Einträge im lokalen Speicher (Local Storage), insbesondere für Login/Sitzungsverwaltung und Darstellungseinstellungen (z. B. Hell-/Dunkelmodus). Diese sind für den Betrieb erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und bedürfen keiner Einwilligung.

11. Datensicherheit

Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt über TLS/HTTPS. Der Zugriff auf Vereinsdaten ist durch ein Rollen- und Berechtigungssystem geschützt, sodass nur befugte Personen (z. B. Vereins-Admins, Trainer) auf die jeweils erforderlichen Daten zugreifen können.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich die Rechtslage, die Plattform oder die Datenverarbeitung ändern. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.